ビジネスマナーの電話対応

ビジネスマナーの基本に電話対応があります。失敗すれば商談がダメになると思わなければなりません。電話対応には大きく、｢受け方｣と｢かけ方｣に分類されます。まず電話の受け方ですが、ビジネスマナーの基本として電話が鳴ったら２回以内に出る、別の人あての電話なら30秒以内に取り次ぐのが基本中の基本です。相手からの電話を待たせるような事は失礼な行為だと思ってくださいね。もちろんすぐ横にメモを用意しておくのはビジネスの基本ですよ。

電話の取次ぎをするパターンは、時間がかかることで相手に不快感を与えるので、取り次ぎ相手と用件を伝えることでお客様に二度同じことをおっしゃっていただくことなく電話対応することが可能です。担当者不在の時は、詳細までは伝えず、｢申し訳ございません、あいにく外出しておりまして...｣と伝え、相手の意向を伺います。その際の伝言は聞き漏らすことのないようにメモし、自分の名前を書いておきましょう。他にもいろいろなビジネスマナーの電話対応がありますので、きめ細かな配慮が要求されます。続いて電話のかけ方マナーです。時間がかかると電話代、つまり負担がかかってしまうので、あらかじめ要件を聞くのもビジネスマナーの電話対応の基本です。

また時間がかかりすぎるとかけた相手側にも迷惑がかかります。相手が名乗ったのを確認したら自分も名乗り、用件を伝えます。担当者に取り次ぐ場合、不在のケースの対応を考えておきましょう。担当に変わったらまず挨拶をし、まず用件を伝え、そして結論から話を進めましょう。不在の際には記者時間を尋ね、かけなおす、かけてもらう、伝言を頼むなど、こちらの要望を伝えましょう。この際、電話を受けた相手の名前と所属をメモしておくとベストでしょう。またビジネスマナーの電話対応は切るタイミングに、目上の人や顧客のときには、相手が切ったことを確認してから切るようにしましょう。